Mengenal peralatan kantor

A. Peralatan Kantor
    Peralatan kantor atau ada yang menyebut dengan perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau barang-barang yang terdapat dalam kantor, baik secara langsung maupun tidak langsung digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
    Pengertian peralatan kantor menurut KBBI adalah sesuatu yang dipakai sebgai alat dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa semua barang yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor disebut dengan peralatan kantor.
1. Macam-Macam Peralatan Kantor

 a. Perabot kantor

       Perabot kantor adalh semua barang yang bersifat menunjang pekerjaan kantor yang biasanya berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil pekerjaan kantor.

Contoh: meja, kursi, lemari, dan rak dokumen.

 b. Perlengkapan kantor
       Perlengkapan kantor adalah semua barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor. Perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi 2macam yaitu:

1.  Barang habis pakai adalah semua barang kantor yang bersifat tidak tahan lama dan hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian. Contoh: kertas, tinta, balpoin, dan amplop.
2. Barang tidak habis pakai adalah semua barang yang bersifat tahan lama dan dapat di pakai berulang kali. contoh: gunting, stapler, dan stempel.

c. Mesin kantor

       Mesin kantor adalah mesin yang digunakan untuk membantu pekerjaan sehingga lebih mudah untuk diselesaikan sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu.

Contoh: mesin tik, komputer, printer, mesin stensil, mesin fotocopy, LCD proyektor.

d. Alat komunikasi kantor

       Alat komunkasi kantor adalah alat kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi, baik secara intern maupun ekstern. 

Contoh: intercom, faksimile, telepon.

e. Interior Kantor 
      Interior kantor adalah barang atau fasilitas yang berfungsi sebagai penghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi dan nyaman untuk bekerja.

Contoh: jam dingding, vas bunga, lukisan.

B. Pengadaan Peralatan Kantor
       Untuk mengetahui banyaknya peralatan yang dibutuhkan perlu dilakukan identifikasi kebutuhan. Hal ini dilakukan agar kantor tidak mengalami pemborosan biaya atau bahkan kekurangan peralatan. Selanjutnya, bagian-bagian perusahaan mengurus pengadaan-pengadaan tersebut hingga peralatan berada di kantor dan siap untuk di gunakan. Adapun prosedur pengadaan peralatan kantor dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Identifikasi Kebutuhan Kantor
          Kebutuhan peralatan kantor di setiap bagian pada perusahaan berbeda-beda. Contohnya,bagian akuntasi sedang membutuhkan mesin hitung daripada bolpoin dan bagian tata usaha sedang dibituhkan kertas dariada map. oleh karena itu, bagian yang dibutuhkan terlebih dahulu melakukan identifikasi kebutuhan kemudian mengajukannya kebagian pengadaan.
          Yang dimaksud dengan identifikasi kebutuhan peralatan kantor adalah kegiatan menentukan prioritas kebutuhan yang tepat dengan pertimbangkan faktor manfaat,biaya standarisasi, dan prestise akan peralatan tersebut. Identifikasi kebutuhan dimulai dari menentukan prioritas kebutuhan kemudian dilanjutkan dengan membuat daftar kebutuhan.
      Prosedur pengadaan peralatan kantor dimulai dari bagian pengadaan menerima surat usulan permintaan peralatan dari bagian yang membutuhkan.
b. bagian pengapusan
        Tugas bagian penyimpanan, antara lain menyimpan dan memelihara peralatan digudang dengan baik, dan menyerahkan kepada pihak yang dibutuhkan, serta memberikan pertanggung jawaban mengenai hasil penyimpanannya.
c. bagian pengeluaran dan bagian pemeliharaan
        Bagian pengeluaran bertugas dari gudang kepada unit yang membutuhkan. sementara Bagian pemeliharaan bertugas mengawasi penggunaan peralatan agar peralatan tersebut selalu siap digunakan.
d. Bagian pengapusan
        Bagian pengapusan bertugas menyingkirkan peralatan yang sudah  tidak efesien.

C. Tata Ruang Kantor

1. Pengertian Tata Ruang Kantor                                                                                                             Tata ruang kantor menurut Hendi Haryadi (2009) adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Berdasarkan pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan perabot kantor,perlengkapan kantor, mesin kantor, alat komunikasi kantor, dan interior kantor pada tempat yang tepat sehingga karyawan dapat bekerja dengan nyaman serta tercapai efesien kerja.
2. Tujuan Tata Ruang Kantor                                                                                                                 Menciptakan kenyamanan kerja.                                                                                                     Menghemat waktu dan tenaga karena peralatan kantor berada pada tempat yang praktis.             Memperlancar pekerjaan kantor.                                                                                                     Memanfaatkan ruang kerja dengan efesien.                                                                                     Menghindarkan karyawan dari gangguan lalulintas karyawan lain dari suara bising.                   Memungkinkan pengawasan pekerjaan kantor dilakukan dengan baik.                                         Memberikan citra perusahaan yang baik kepada kolega dan pelanggan.                                       Memungkinkan perubahan susunan tempat kerja sewaktu-waktu.
3. Penyusunan Tata Ruang Kantor

            a. Tata Ruang Kantor berkamar

            b. Tata Ruang Kantor Terbuka

            c. Tata Ruang Kantor Berpanorama